提案書管理ツールは、提案書の作成と管理がますます複雑化し、共同作業を推進することへの解決策として登場しました。これらのツールの進化は、効率性、コラボレーション、スピードが重要となっているビジネスプロセスにおける広範なデジタル変革と密接に結びついています。

提案書管理ツールが生まれた背景

一般的に提案書はファイルとして作成されることが多く、営業チームはメールや会議を通じてファイルベースのコラボレーションを余儀なくされています。ファイルベースでの提案書管理はバージョン管理の問題、変更点の追跡の難しさ、コラボレーションやフィードバックの非効率性など、多くの課題があります。業務がオンライン化され、意思決定のペースが加速するにつれ、より合理的で統合されたアプローチが必要となりました。

また、提案書を読む見込み客が使うデバイスも、PCだけではなくスマホやタブレットが多くつかわれるようになりました。メールで添付ファイルとして送られる提案書はPCに最適化されているため、スマホやタブレットを使う見込み客には大きな機会損失となります。

提案書管理ツールは、提案書を従来のファイルベースからオンライン化することでこれらの問題を解決しようとしています。提案書の作成、管理、保存のための一元化されたプラットフォームを提供することで、チームメンバー間のコラボレーションを促進し、承認プロセスを合理化し、分析を通じて提案の有効性に関する知見を提供するように設計されています。また、見込み客にとってもオンライン化されたことで添付ファイルを開く必要がなく、スマホでも見れるようになります。

提案書管理ツールが解決する課題

効率性とスピード：従来の提案書作成方法では、添付ファイルを電子メールでやり取りするため、時間がかかり、ミスも発生しやすい問題がありました。提案書管理ツールは、プロセスをオンライン・プラットフォームに一元化することで、提案書作成に費やす時間を短縮し、見込み客への提案スピードを向上させます。

コラボレーション： オンライン提案書管理ツールでは、複数のチームメンバーが同時に同じ文書に取り組むことができ、リアルタイムの更新やフィードバックが可能です。従来の添付ファイル方式の提案書では文書のバージョンや編集をめぐるコラボレーション上の課題を解決することができます。

トラッキングと分析： 添付ファイルとして送信される提案書とは異なり、オンライン提案書管理ツールは、提案書が潜在的な顧客によってどのように関与されたかについての貴重な知見をデータとして取得することができます。どのセクションが閲覧されたか、各セクションにどれだけの時間が費やされたか、提案書が他の関係者に転送されたかなどのデータが含まれます。これらの知見により、営業チームはデータをもとに提案書を改良し、効果的にフォローアップすることができます。

セキュリティと管理： 提案書を添付ファイルとして送信することは、データのセキュリティや文書の管理という点でリスクを伴います。オンライン提案書管理ツールは、アクセス制御、暗号化、提案書送信後の撤回や更新機能など、セキュリティ機能を強化しています。

他のツールとの統合： 提案書管理ツールは、CRMシステム、Eメールプラットフォーム、その他のビジネスツールと統合されることが多く、提案プロセスをさらに合理化し、すべての関連データに簡単にアクセスできるようにします。

このように提案書管理ツールは従来の添付ファイルによる提案書が持つ多くの課題を解決することができます。

リコープロポができること

リコープロポは提案書管理ツールの機能を兼ねそろえたAI時代の新世代CRMです。従来の提案書管理ツールではカバーしていないマーケティング・オートメーションの領域やセールス・エンゲージメント・プラットフォームの領域から見積もりまで一つのプラットフォームで一気通貫にサポートします。

また、過去の提案書や商品カタログを読み込みAIで学習することにより、生成AIによる提案書のドラフト作成をすることもできます。

• リード獲得：問い合わせフォームをWebサイトに設置してリード獲得のお手伝いをします。
• リード育成：マーケティング・オートメーションとセールス・オートメーションでアポ取りまで自動化します。
• 日程調整：カレンダーと連携してアポ取りの日程調整の負担を軽減します。
• 提案書作成：AIが過去の提案書や製品カタログを読み込んでオンライン提案書の作成を支援します。
• CRM連携：プロポの活動をすでにお使いのCRMに自動登録することで、営業担当者のCRM入力負荷を軽減します。もちろん、プロポをCRMとして活用することもできます。

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